Toegang tot e-mailbox werknemer instemmingsplichtig

 in Arbeidsrecht

Werkgevers dienen er rekening mee te houden dat de ondernemingsraad een instemmingsrecht kan hebben ten aanzien van een besluit tot het verlenen van toegang tot de e-mailbox van werknemers, ongeacht het doel daarvan.

Artikel 27 lid l WOR bepaalt onder meer dat een ondernemer de instemming nodig heeft van de ondernemingsraad wanneer hij besluit een regeling “inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen” vast te stellen, te wijzigen of in te trekken. Dat het oogmerk van de regeling daarbij niet relevant is, ondervond de gemeente Amsterdam na een uitspraak van het gerechtshof Amsterdam.

Het beleid van de gemeente Amsterdam richt zich op een goede bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers. In dat kader heeft de gemeente Amsterdam intern de instructie bekendgemaakt dat werknemers tijdens hun vakantie de zogenaamde afwezigheidsassistent van hun e-mailaccount dienen in te stellen en een collega de toegang dienen te verlenen tot zijn of haar e-mailbox. De e-mailbox van de werknemers die vergeten zijn een collega toegang te verlenen, wordt na één dag in de gaten gehouden door de Teammanager die daarvoor een vervangende, tijdelijke machtiging ontvangt van bedrijfsbureau S&M. De ondernemingsraad heeft zich naar aanleiding van deze berichtgeving op het standpunt gesteld dat de gemeente Amsterdam haar besluit eerst voor instemming had moeten voorleggen. Zij krijgt immers middels een technische voorziening (gefaciliteerd door bedrijfsbureau S&M) toegang tot de e-mailbox van de desbetreffende werknemers, waarmee hun gedrag en prestaties kunnen worden waargenomen en gecontroleerd. Het gerechtshof volgde het argument van de ondernemingsraad. Het verweer van de gemeente dat de toegang tot de e-mailboxen slechts bedoeld is voor het vergroten van de bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers en niet gebruikt wordt als controlemiddel hield geen stand.

Voor het al dan niet bestaan van een instemmingsrecht ten aanzien van een soortgelijke regeling is dus van belang dat een voorziening niet per se gericht hoeft te zijn op waarneming of controle van de werknemers, maar dat al voldoende is dat de regeling hiervoor geschikt is.

Recente berichten
  • 21 november 2022

    Risicomanagement: voorkom uitval door burn-out

    Marion Hagenaars
    Mirjam Scheper
    Werkend Nederland heeft steeds meer te kampen met burn-out klachten. Dit kan leiden tot (langdurig) ziekteverzuim. Een hoofdpijndossier en kostenpost voor de werkgever. En daarnaast een peperdure levensles voor de werknemer. Uitval door burn-out klachten voorkomen is dan ook beter dan genezen. Maar hoe?
    Lees verder
  • 21 november 2022

    Disfunctioneren: doorgeschoten empowermentbeleid

    Marion Hagenaars
    Mirjam Scheper
    De voorwaarden voor ontslag bij disfunctioneren zijn in de wet duidelijk omschreven. Deze voorwaarden gelden ook als een werkgever een beleid voert dat niet gericht is op dossieropbouw met waarschuwingen en berispingen, maar op aanmoediging.
    Lees verder
  • 21 november 2022

    Monitoring e-mail werknemers: de voorwaarden

    Marion Hagenaars
    Mirjam Scheper
    Onrechtmatig verkregen bewijs door werkgevers brengt belangrijke risico's met zich mee. Dit blijkt ook uit een recente uitspraak van het Hof Arnhem-Leeuwarden. Wat zijn de voorwaarden voor vrije toegang tot de e-mailbox van een werknemer?
    Lees verder

Plaats een reactie

Top