Toegang tot e-mailbox werknemer instemmingsplichtig

 in Arbeidsrecht

Werkgevers dienen er rekening mee te houden dat de ondernemingsraad een instemmingsrecht kan hebben ten aanzien van een besluit tot het verlenen van toegang tot de e-mailbox van werknemers, ongeacht het doel daarvan.

Artikel 27 lid l WOR bepaalt onder meer dat een ondernemer de instemming nodig heeft van de ondernemingsraad wanneer hij besluit een regeling “inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen” vast te stellen, te wijzigen of in te trekken. Dat het oogmerk van de regeling daarbij niet relevant is, ondervond de gemeente Amsterdam na een uitspraak van het gerechtshof Amsterdam.

Het beleid van de gemeente Amsterdam richt zich op een goede bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers. In dat kader heeft de gemeente Amsterdam intern de instructie bekendgemaakt dat werknemers tijdens hun vakantie de zogenaamde afwezigheidsassistent van hun e-mailaccount dienen in te stellen en een collega de toegang dienen te verlenen tot zijn of haar e-mailbox. De e-mailbox van de werknemers die vergeten zijn een collega toegang te verlenen, wordt na één dag in de gaten gehouden door de Teammanager die daarvoor een vervangende, tijdelijke machtiging ontvangt van bedrijfsbureau S&M. De ondernemingsraad heeft zich naar aanleiding van deze berichtgeving op het standpunt gesteld dat de gemeente Amsterdam haar besluit eerst voor instemming had moeten voorleggen. Zij krijgt immers middels een technische voorziening (gefaciliteerd door bedrijfsbureau S&M) toegang tot de e-mailbox van de desbetreffende werknemers, waarmee hun gedrag en prestaties kunnen worden waargenomen en gecontroleerd. Het gerechtshof volgde het argument van de ondernemingsraad. Het verweer van de gemeente dat de toegang tot de e-mailboxen slechts bedoeld is voor het vergroten van de bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers en niet gebruikt wordt als controlemiddel hield geen stand.

Voor het al dan niet bestaan van een instemmingsrecht ten aanzien van een soortgelijke regeling is dus van belang dat een voorziening niet per se gericht hoeft te zijn op waarneming of controle van de werknemers, maar dat al voldoende is dat de regeling hiervoor geschikt is.

Recente berichten
  • 8 juni 2022

    Vakantiedagen tijdens ziekte, een hoofdpijndossier

    Marion Hagenaars
    “Op vakantie naar Ibiza als je ziek bent, zonder dat deze dagen worden afgeboekt, is dat niet gek?”, werd mij de week gevraagd. Met de zomervakantie in zicht een actueel vraagstuk.  Vakantiedagen, zo eenvoudig is het niet Vakantiedagen, het lijkt zo eenvoudig: je bouwt ze eerst op en daarna neem je ze op. Maar de
    Lees verder
  • 25 mei 2022

    Besmette persoonsgegevens – De Ziggo soap

    Sil Kingma
    Klanten van Ziggo ontvingen afgelopen week een email met de aankondiging dat zij de prijs van haar abonnement met 3,50 Euro gaat verlagen. Sympathiek zou je denken. Er bleek echter een addertje onder het gras te zitten.  In diezelfde email kondigde Ziggo aan haar algemene voorwaarden per 1 juli as eenzijdig aan te passen. Bij
    Lees verder
  • 16 mei 2022

    AP voert cumulatieve boetebevoegdheid maximaal door

    Sil Kingma
    Het is voor het eerst de geschiedenis dat de Autoriteit Persoonsgegevens in een besluit een zestal overtredingen van de AVG constateert. Alle overtredingen hebben betrekking op het gebruik en de beveiliging door de Belastingdienst van haar applicatie Fraude Signalering Voorziening (FSV). FSV was een applicatie waarin signalen werden opgenomen over vastgestelde fraude en signalen die konden wijzen
    Lees verder

Plaats een reactie

Top