Toegang tot e-mailbox werknemer instemmingsplichtig

 in Arbeidsrecht

Werkgevers dienen er rekening mee te houden dat de ondernemingsraad een instemmingsrecht kan hebben ten aanzien van een besluit tot het verlenen van toegang tot de e-mailbox van werknemers, ongeacht het doel daarvan.

Artikel 27 lid l WOR bepaalt onder meer dat een ondernemer de instemming nodig heeft van de ondernemingsraad wanneer hij besluit een regeling “inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen” vast te stellen, te wijzigen of in te trekken. Dat het oogmerk van de regeling daarbij niet relevant is, ondervond de gemeente Amsterdam na een uitspraak van het gerechtshof Amsterdam.

Het beleid van de gemeente Amsterdam richt zich op een goede bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers. In dat kader heeft de gemeente Amsterdam intern de instructie bekendgemaakt dat werknemers tijdens hun vakantie de zogenaamde afwezigheidsassistent van hun e-mailaccount dienen in te stellen en een collega de toegang dienen te verlenen tot zijn of haar e-mailbox. De e-mailbox van de werknemers die vergeten zijn een collega toegang te verlenen, wordt na één dag in de gaten gehouden door de Teammanager die daarvoor een vervangende, tijdelijke machtiging ontvangt van bedrijfsbureau S&M. De ondernemingsraad heeft zich naar aanleiding van deze berichtgeving op het standpunt gesteld dat de gemeente Amsterdam haar besluit eerst voor instemming had moeten voorleggen. Zij krijgt immers middels een technische voorziening (gefaciliteerd door bedrijfsbureau S&M) toegang tot de e-mailbox van de desbetreffende werknemers, waarmee hun gedrag en prestaties kunnen worden waargenomen en gecontroleerd. Het gerechtshof volgde het argument van de ondernemingsraad. Het verweer van de gemeente dat de toegang tot de e-mailboxen slechts bedoeld is voor het vergroten van de bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers en niet gebruikt wordt als controlemiddel hield geen stand.

Voor het al dan niet bestaan van een instemmingsrecht ten aanzien van een soortgelijke regeling is dus van belang dat een voorziening niet per se gericht hoeft te zijn op waarneming of controle van de werknemers, maar dat al voldoende is dat de regeling hiervoor geschikt is.

Recente berichten
  • 5 januari 2022

    Massa is kassa!

    Sil Kingma
    Dat is niet alleen de goudenregel voor de succesvolle exploitatie van Mark Gilles’ vakantieparken, maar ook voor de exploitatie van de Wet afwikkeling massaschade door investeringsfondsen. Eerst even kort terug in de tijd. Op 4 december 2019 zijn in het Staatsblad twee Koninklijke Besluiten gepubliceerd op het gebied van collectieve acties. Deze Besluiten bevestigen de
    Lees verder
  • 22 december 2021

    Interview in Advocatenblad 2021 | 10 ‘Teamspelers in de IT’

    Hanneke Slager
    Lees hier het gehele artikel dat recent is gepubliceerd in het Advocatenblad over ons IT-kantoor. Teamspelers in de IT, door Erik Jan Bolsius, Beeld Jean-Pierre Jans  
    Lees verder
  • 16 december 2021

    Het verbetertraject voor een HR-professional en de waarde van achteraf opgestelde verklaringen. 

    Marion Hagenaars
    Een verbetertraject is onder andere afhankelijk van het niveau en de kennis van de werknemer. Maar  wat betekent dit voor een (HR-)professional? En kan het ontbreken van een verbetertraject worden gerepareerd met achteraf opgestelde verklaringen?
    Lees verder

Plaats een reactie

Top