Toegang tot e-mailbox werknemer instemmingsplichtig

 in Arbeidsrecht

Werkgevers dienen er rekening mee te houden dat de ondernemingsraad een instemmingsrecht kan hebben ten aanzien van een besluit tot het verlenen van toegang tot de e-mailbox van werknemers, ongeacht het doel daarvan.

Artikel 27 lid l WOR bepaalt onder meer dat een ondernemer de instemming nodig heeft van de ondernemingsraad wanneer hij besluit een regeling “inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen” vast te stellen, te wijzigen of in te trekken. Dat het oogmerk van de regeling daarbij niet relevant is, ondervond de gemeente Amsterdam na een uitspraak van het gerechtshof Amsterdam.

Het beleid van de gemeente Amsterdam richt zich op een goede bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers. In dat kader heeft de gemeente Amsterdam intern de instructie bekendgemaakt dat werknemers tijdens hun vakantie de zogenaamde afwezigheidsassistent van hun e-mailaccount dienen in te stellen en een collega de toegang dienen te verlenen tot zijn of haar e-mailbox. De e-mailbox van de werknemers die vergeten zijn een collega toegang te verlenen, wordt na één dag in de gaten gehouden door de Teammanager die daarvoor een vervangende, tijdelijke machtiging ontvangt van bedrijfsbureau S&M. De ondernemingsraad heeft zich naar aanleiding van deze berichtgeving op het standpunt gesteld dat de gemeente Amsterdam haar besluit eerst voor instemming had moeten voorleggen. Zij krijgt immers middels een technische voorziening (gefaciliteerd door bedrijfsbureau S&M) toegang tot de e-mailbox van de desbetreffende werknemers, waarmee hun gedrag en prestaties kunnen worden waargenomen en gecontroleerd. Het gerechtshof volgde het argument van de ondernemingsraad. Het verweer van de gemeente dat de toegang tot de e-mailboxen slechts bedoeld is voor het vergroten van de bereikbaarheid van haar werknemers voor burgers en niet gebruikt wordt als controlemiddel hield geen stand.

Voor het al dan niet bestaan van een instemmingsrecht ten aanzien van een soortgelijke regeling is dus van belang dat een voorziening niet per se gericht hoeft te zijn op waarneming of controle van de werknemers, maar dat al voldoende is dat de regeling hiervoor geschikt is.

Recent Posts
  • 20 juni 2017

    Einde oefening voor werknemer na liegen over klantbezoek en het uiten van dreigementen

    Marion Hagenaars
    Een ontslag op staande voet is vaak wikken en wegen. Zijn de gedragingen ernstig genoeg? Kunnen de gedragingen worden bewezen? Zijn er (privé) omstandigheden die de gedragingen rechtvaardigen? Gaat het niet te ver om de werknemer loon en uitkering te ontnemen? Maar soms maakt een werknemer het zo bont dat een ontslag op staande onvermijdelijk
    Lees verder
  • 13 juni 2017

    Zelfstandig werken onder eigen voorman, toch StiPP

    Marion Hagenaars
    Voor uitleners blijft het spannend. Nederland kent dan wel geen algemene pensioenverplichting, maar via het verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds voor personeelsdiensten kan deze verplichting toch bestaan. De gevolgen zijn verstrekkend. Ongevraagd met terugwerkende kracht aangesloten worden, over jaren premies afdragen met soms faillissement tot gevolg, dubbele pensioenvoorzieningen met alle fiscale gevolgen van dien. Het is dan
    Lees verder
  • 8 juni 2017

    Thuiswerkdag recht of gunst?

    Marion Hagenaars
    De meeste werkgevers hebben er wel begrip voor: thuiswerken om efficiënter te kunnen werken, reistijd te beperken of werk en zorg beter te kunnen combineren. Maar soms slaat de twijfel toe. Worden de overeengekomen arbeidsuren wel gemaakt? En werkt thuiswerken disfunctioneren niet in de hand? En kan bij deze twijfel de thuiswerkdag zomaar weer worden
    Lees verder

Plaats een reactie