Alweer anderhalve maand geleden werd de eerste Nederlandse coronapatiënt vastgesteld. Inmiddels zijn we weer wat verder. Het coronavirus begint langzaam onderdeel te worden van het dagelijks leven en iedereen bereidt zich voor op de ‘1,5 meter-samenleving’. Zo ook in Aanbestedingsland.

Inmiddels is ook al het een en ander bekend gemaakt en gepubliceerd over aanbestedingen in deze tijden. Zo heeft de Europese Commissie in een richtsnoer verschillende bijzondere mogelijkheden toegelicht die aanbestedende diensten hebben tijdens deze crisis (denk aan een verkorte doorlooptijd en bijzondere procedures). Verder heeft PIANOo aanbestedende diensten opgeroepen om inschrijftermijnen waar nodig te verruimen. En de Commissie van Aanbestedingsexperts neemt voorlopig geen nieuwe klachten in behandeling.

Verder gaan veel aanbestedingen gewoon door. Daarom is het tijd voor wat tips voor IT-leveranciers tijdens coronatijd. De belangrijkste 7 tips op een rij:

1. Planning procedure: Wordt een aanbesteding gepubliceerd met te krappe deadlines voor de NvI’s of het moment van inschrijving? Geef tijdig aan bij de aanbestedende dienst dat dit niet proportioneel is! Want ook nu geldt: te laat = te laat. En niemand heeft iets aan een overhaaste inschrijving.
2. Extra check contract: Inmiddels weten we dat de weg terug naar ‘normaal’ een zaak van de lange adem zal zijn. Onderzoek daarom bij nieuwe aanbestedingen of de opdracht in overeenstemming is met deze nieuwe realiteit. Welke overheidsmaatregelen kunnen langdurige gevolgen hebben bij de opdracht? Kijk bijvoorbeeld naar de haalbaarheid van de uitgevraagde garanties, service levels en “go live”-datum. Kijk ook of de benodigde werkafspraken en inspanningsverplichtingen voor de aanbestedende dienst zijn opgenomen. Zet deze punten op een rijtje en vraag de aanbestedende dienst om de nodige flexibiliteit.
3. Lopende contracten: Bij de uitvoering van lopende contracten kunnen de huidige omstandigheden voor (extra) vertraging zorgen of zelfs de verhoudingen met de klant op scherp zetten. Zorg in dat geval dat vervangende afspraken (bijvoorbeeld nieuwe oplevertermijnen) goed worden gedocumenteerd en dat belangrijke correspondentie wordt bewaard; dat is belangrijk voor je bewijspositie voor het geval een geschil ontstaat.
4. Overmacht / onvoorziene omstandigheden
   • Oude contracten:
     Ben je als gevolg van de coronamaatregelen niet langer in staat om een al gesloten opdracht tijdig uit te voeren? Kijk in dat geval eerst naar de overeenkomst, om te bepalen of een beroep op overmacht of onvoorziene omstandigheden mogelijk is. Zo biedt zowel de ARBIT als de GIBIT hiervoor ruimte.
   • Nieuwe contracten:
     Let op: een gewaarschuwd inschrijver telt voor twee! Nu de gevolgen van het coronavirus steeds duidelijker worden, wordt het bij nieuwe opdrachten lastiger te verdedigen dat vertraging in verband met corona ‘onvoorzien’ was en/of er sprake is van overmacht. Zorg dus voor de nodige ‘ademruimte’ en flexibiliteit bij het opstellen van je offerte of verzoek dit in een NvI (zie punt 2).
5. Aanvullende opdrachten: Ben je zittende leverancier? Wees je ervan bewust dat deze omstandigheden kunnen meebrengen dat de aanbestedende dienst aanvullende leveringen/diensten mag afnemen onder de bestaande overeenkomst. De aanbestedende dienst is niet altijd van deze mogelijkheid op de hoogte. Tijdens een klantgesprek kun je de aanbestedende dienst hierop attenderen.
6. Overbrugging: Als zittende leverancier is het ook goed te weten dat een aanbestedende dienst bij een uitgestelde of vertraagde aanbestedingsprocedure gerechtigd kan zijn een overbruggingsovereenkomst te sluiten. Met deze tijdelijke overeenkomst kan de tussenliggende periode met de zittende leverancier worden opgevangen. Ook van deze mogelijkheid zijn aanbestedende diensten lang niet altijd op de hoogte.
7. Verstrijken termijnen: Het is bekend dat de aanbestedingswet streng omgaat met termijnen. Let op: de aanbestedende dienst is niet verplicht een ruimere bezwaartermijn (Alcatel) te hanteren in deze tijden. Ben je het niet eens met de gunningsbeslissing? Ga dan dus tijdig hiertegen in beroep. Ondanks dat rechtbanken en gerechtshoven op dit moment nog gesloten zijn, kunnen nog steeds nieuwe aanbestedingszaken worden aangebracht. De rechter zal in dat geval bepalen wanneer en hoe de procedure verder gaat. Bijvoorbeeld schriftelijk of via video conferencing.

Voor meer informatie en advies over aanbestedingen kunt u contact opnemen met Wouter Huisman.