Ondernemingsraden vervullen een belangrijke rol met betrekking tot privacy. Elk besluit tot het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling omtrent het verwerken en/of beschermen van persoonsgegevens is namelijk instemmingsplichtig. Dit betekent dat de ondernemer om een dergelijk besluit te kunnen nemen óf instemming nodig heeft van de ondernemingsraad óf vervangende instemming van de kantonrechter. Zonder instemming kan de ondernemer niet verder.

Bij de ondernemingsraad van Apple ging het bíjna goed. Wat was er aan de hand?

Apple maakt gebruik van een klanttevredenheids-enquêtesysteem. Per e-mail worden klanten gevraagd om een meegezonden enquête in te vullen. In deze enquête worden onder meer vragen gesteld over hoe de bezoeker de manier waarop hij in de winkel door de Applemedewerker is geholpen, heeft ervaren. Tot oktober 2016 werd in de enquête geen voornaam van de Applemedewerker vermeld. Vanaf oktober 2016 is Apple echter wel de voornaam gaan vermelden. Het doel hiervan was om de respons op de enquêtes te verhogen. Apple heeft haar ondernemingsraad niet om instemming gevraagd. Maar was dit wel juist?

De ondernemingsraad maakte zich zorgen over de privacy van de medewerkers. Tijdens overlegvergaderingen, door brieven en e-mails heeft de ondernemingsraad deze zorgen geuit. Ook heeft de ondernemingsraad contact gehad met de Autoriteit Persoonsgegevens. De ondernemingsraad heeft zich in de discussie met de ondernemer dus zeer actief opgesteld. Maar pas in maart 2017 heeft de ondernemingsraad zich op het instemmingsrecht beroepen en aangekondigd naar de rechter te gaan omdat het besluit van Apple om de voornaam te vermelden nietig zou zijn. Apple heeft zich toen op het standpunt gesteld dat er geen sprake zou zijn van een wijziging van een regeling omtrent het verwerken van persoonsgegevens. Bovendien zou de termijn om de nietigheid in te kunnen roepen zijn verstreken.

De kantonrechter is het met de ondernemingsraad eens: het bestreden besluit is wél instemmingsplichtig. De wijziging van de enquête door het vermelden van voornamen is een regeling omtrent het verwerken van persoonsgegevens. Bovendien is de enquête geschikt voor waarneming van of controle op het gedrag of prestaties van de medewerkers. Winst voor de ondernemingsraad.

Maar dan gaat het alsnog mis voor de ondernemingsraad. De ondernemingsraad had de nietigheid namelijk binnen een maand nadat Apple haar besluit is gaan uitvoeren moeten inroepen. De ondernemingsraad is dus veel te laat en staat alsnog met lege handen. Het verweer van de ondernemingsraad dat hij jong en onervaren is en Apple de ondernemingsraad er nadrukkelijk op had moeten wijzen dat zij haar besluit had genomen en de maandtermijn daarom was gaan lopen, houdt geen stand. Het lag op de weg van de ondernemingsraad om zijn positie veilig te stellen, aldus de kantonrechter.

Het voeren van constructief overleg tussen ondernemingsraad en ondernemer is uiteraard cruciaal voor een goede bedrijfsvoering en goede verhoudingen. De ondernemingsraad moet daarnaast echter volledig op de hoogte zijn van de inhoud van de wet en de termijnen die gelden. Is de ondernemingsraad dat niet, dan staat hij alsnog met lege handen.