Per 1 januari 2012 wijzigt de vakantiewetgeving ingrijpend. Dat lijkt misschien nog ver weg, maar als u als werkgever uw administratie nog op orde moet krijgen, dringt de tijd. Wat gaat er veranderen?

De belangrijkste wijzigingen zijn dat voor de opbouw van (wettelijke) vakantiedagen geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen zieke en niet-zieke werknemers en dat voor de wettelijke vakantiedagen een (korte) vervaltermijn (termijn waarna de vakantiedagen komen te vervallen) gaat gelden. 

Ziekte

Nu is het nog zo dat wanneer een werknemer langer dan zes maanden volledig ziek is, alleen vakantiedagen worden opgebouwd over de laatste zes maanden van ziekte. Uitgangspunt is dat tijdens ziekte geen vakantiedagen worden genoten. Werknemers die langer dan twee jaar ziek zijn, bouwen bij ziekte dus over slechts zes maanden vakantiedagen op. De eindafrekening van vakantiedagen bij einde dienstverband is voor werkgevers dan ook overzichtelijk.

Onder de nieuwe wetgeving is deze beperking in opbouw van de baan. De zieke werknemer bouwt vakantiedagen op zoals iedere andere, niet zieke, werknemer. De werknemer die twee jaar ziek is, bouwt dus over de hele ziekteperiode vakantiedagen op. Voor de meeste werknemers totaal toch vaak een dag of 50 bij een volledig dienstverband en dus ruim twee maandsalarissen in het geval deze dagen bij einde dienstverband uitbetaald moeten worden.

Hier staat tegenover dat werknemers die reïntegreren en die tijdelijk uit hun reïntegratietaken ontheven willen worden hiervoor vakantie op moeten nemen. Dat is nu niet zo.

Werknemers die gedeeltelijk ziek zijn bouwen onder de nieuwe wetgeving niet langer enkel vakantiedagen op over het gedeelte dat zij arbeidsgeschikt zijn. Ook deze werknemers bouwen over de hele ziekteperiode volledig op. Volledige opbouw houdt echter ook in dat tijdens vakantie, het volledig aantal arbeidsuren opgenomen moet worden. Dus niet langer enkel de arbeidsgeschikte uren.

Vervaltermijn

Nu is het nog zo dat vakantiedagen na vijf kalenderjaren verjaren. Omdat het een verjaringstermijn is, kan deze termijn door de werknemer worden verlengd door middel van een eenvoudig briefje aan de werkgever. Redelijk recent, in 2001, is de verjaringstermijn nog verlengd van 2 naar 5 jaar. Zo werd de mogelijkheid van verlofsparen verruimt. Door de verschillende zorgverloven die nadien zijn ingevoerd, wordt verlofsparen nu echter minder noodzakelijk gevonden.

Onder de nieuwe wetgeving geldt voor de wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn. Deze dagen moeten binnen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd worden opgenomen. Doet de werknemer dit niet, dan komen ze eenvoudig te vervallen. Deze regel geldt alleen voor wettelijke vakantiedagen die na 1 januari 2012 zijn opgebouwd. Indien een werknemer gedurende het gehele opbouwjaar en de daarop volgende zes maanden door medische redenen of in verband met andere bijzondere omstandigheden redelijkerwijs niet in staat is geweest om de wettelijke vakantiedagen  op te nemen, vervallen de wettelijke vakantiedagen niet. Voor dagen die voor 1 januari 2012 zijn opgebouwd, blijft de verjaringstermijn van vijf jaar gelden. Na 1 januari 2012 worden steeds eerst de wettelijke vakantiedagen genoten die na deze datum zijn opgebouwd. Dit om te voorkomen dat vakantiedagen al na korte tijd zouden komen te vervallen.

Conclusie

Werkgevers moeten hun registratie/administratie van vakantiedagen drastisch aanpassen. Uit de administratie moet gaan blijken:

• hoeveel wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen iedere werknemer per 31 december 2011 heeft;
• na 1 januari 2012 moeten oude en nieuwe wettelijke dagen apart worden geadministreerd in verband met verschil in verjaring/vervaltermijn;
• na 1 januari 2012 moeten wettelijke en bovenwettelijke dagen apart worden geadministreerd in verband met verschil in verjaring/vervaltermijn
• na 1 januari 2012 moeten als eerste de nieuwe dagen worden opgenomen en worden afgeboekt;
• na 1 januari 2012 moet in de administratie rekening worden gehouden met het feit dat tijdens ziekte volledige opbouw van vakantiedagen plaatsvindt;
• na 1 januari 2012 wordt ook tijdens ziekte vakantie genoten en moeten deze vakantiedagen dus worden geadministreerd.

Verder blijft belangrijk om het opnemen van vakantiedagen te stimuleren. Met het oog op de veiligheid en gezondheid is het van belang dat werknemers tijdig recupereren.

En tot slot: de kosten voor werkgevers gaan omhoog, naar schatting met € 30 miljoen.