De HR professional & Privacy – Deel VI: de zieke werknemer

 in Arbeidsrecht

Indien niet zorgvuldig omgegaan wordt met gegevens over de gezondheid van werknemers kan dit grote gevolgen hebben voor hun privacy. Zowel onder de Wbp als de AVG geldt dan ook dat deze gegevens worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens. Deze mogen verwerkt worden indien dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van wettelijke voorschriften, pensioenregelingen of collectieve arbeidsovereenkomsten. Een wettelijk voorschrift is de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. Daarnaast mogen persoonsgegevens verwerkt worden voor begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer.

Het is voor u als HR professional belangrijk te weten welke gegevens op welk moment gevraagd en verwerkt morgen worden.

Tijdens de sollicitatieprocedure

Een (toekomstige) werkgever mag tijdens een sollicitatiegesprek geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant of zijn ziekteverzuim in het verleden. Navraag hierover bij oud-werkgevers is ook niet toegestaan. Indien een werkgever dergelijke vragen toch stelt, mag de sollicitant hierover onjuiste informatie verstrekken zonder dat de werkgever hier consequenties aan mag verbinden.

Enkel indien een sollicitant weet of moet begrijpen dat bepaalde gezondheidsklachten hem ongeschikt maken voor de functie is hij verplicht dit te melden. Daarnaast maakt de Wet op de Medische Keuringen het mogelijk een aanstellingskeuring te laten uitvoeren indien een functie bijzondere eisen stelt aan een sollicitant op het punt van medische geschiktheid. Deze wet noemt de regels die daarbij gevolgd moeten worden.

De ziekmelding

Als een werknemer niet in staat is om te werken, moet hij dit zo spoedig mogelijk melden bij zijn werkgever. De vragen die de werkgever vervolgens mag stellen en informatie die hij over de ziekmelding mag verwerken, zijn beperkt tot:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • de vermoedelijke duur van het verzuim
  • de lopende afspraken en werkzaamheden
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling)
  • of ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • of sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is

Andere gegevens mogen door de werkgever niet worden geregistreerd of doorgegeven aan de bedrijfsarts/arbodienst. Dit geldt ook voor gegevens die vrijwillig door de werknemer aan de werkgever verstrekt zijn.

Begeleiding en re-integratie

De werkgever is verplicht zich bij de ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie te laten bijstaan door een bedrijfsarts/arbodienst. De bedrijfsarts/arbodienst mag daarbij alleen die informatie verstrekken aan werkgever die hij nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. Dit betekent dat de volgende gegevens verstrekt mogen worden:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is
  • de verwachte duur van het verzuim
  • de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen

Hieruit volgt dat onder andere diagnoses, namen van ziektes, eigen subjectieve waarnemingen, gegevens over afspraken met artsen, maar ook gegevens over situationele problemen zoals relatieproblemen door de bedrijfsarts/arbodienst niet aan de werkgever verstrekt mogen worden.

De bedrijfsarts/arbodienst voert deze taak uit onder diens eigen verantwoordelijkheid en heeft daartoe een eigen wettelijke grondslag. Een verwerkersovereenkomst hoeft daarom niet gesloten te worden. Dit ligt anders indien de werkgever haar eigen taken omtrent verzuimbegeleiding en re-integratie (deels) door een arbodienst of verzuimbedrijf laat uitvoeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opstellen van een plan van aanpak samen met de werknemer. De arbodienst of het verzuimbedrijf moet dan worden aangemerkt als verwerker van de werkgever. In dat geval moet er dus een verwerkersovereenkomst gesloten worden met de arbodienst of het verzuimbedrijf.

Het UWV kan de bedrijfsarts/arbodienst verzoeken bepaalde gegevens over de zieke werknemer aan haar te verstrekken. Indien het gaat om gegevens die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV is de bedrijfsarts/arbodienst daartoe verplicht.

Bewaartermijnen

Een werkgever mag persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waardoor ze verwerkt zijn. In geval van een korte periode van ziekte zal het vaak enkel om administratieve verzuimgegevens gaan. Deze gegevens mogen niet langer dan twee jaar na het einde van de arbeidsrelatie bewaard worden. In geval van langdurige ziekte is een re-integratiedossier bijgehouden met meer dan alleen de administratieve gegevens. Een bewaartermijn van twee jaar na afronding van de re-integratie is dan redelijk. Eigenrisicodragers blijven ook na uitdiensttreding verantwoordelijk voor re-integratie, waardoor in dat geval een langere bewaartermijn geldt die daarbij aansluit.

Conclusie

U dient als werkgever zeer zorgvuldig te zijn met betrekking tot de gezondheidsgegevens van uw werknemers. Dit begint al bij de sollicitatieprocedure. Vervolgens is het zowel bij de ziekmelding als in het traject van begeleiding en re-integratie belangrijk dat u weet welke informatie van een werknemer gevraagd en verwerkt mag worden. Tevens dienen uw systemen zo ingericht te zijn dat enkel de toegestane gegevens verwerkt kunnen worden.

Deel 7: persoonsgegevens delen met derden

Recent Posts
  • 6 februari 2018

    Detacheerder pas je relatiebeding aan!

    Marion Hagenaars
    Welke detacheerder kent het belemmeringsverbod niet? Laat je een werknemer werken bij een opdrachtgever onder diens leiding en toezicht dan mag deze werknemer na afloop van de detachering in dienst treden bij of als zelfstandige werken voor deze opdrachtgever. Ook als een relatiebeding is gesloten. Gevolg: verlies van opdrachten. Geen goed vooruitzicht als detachering je
    Lees verder
  • 25 januari 2018

    Detacheerders wees voorzichtig met het Vragenformulier van StiPP

    Marion Hagenaars
    StiPP is het verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds voor personeelsdiensten. Veel (IT) detacheerders zijn verplicht om zich bij dit pensioenfonds aan te sluiten. Vaak weten of willen detacheerders dit niet. De gevolgen zijn groot. Denk aan: premieafdracht met terugwerkende kracht (vele jaren), dubbele pensioenregelingen, cao verplichtingen, sociale fondsen, gewijzigde sectorindeling.
    Lees verder
  • 6 februari 2018

    De HR professional & Privacy – Deel VI: de zieke werknemer

    Marion Hagenaars
    Evelien van den Berg
    Indien niet zorgvuldig omgegaan wordt met gegevens over de gezondheid van werknemers kan dit grote gevolgen hebben voor hun privacy. Zowel onder de Wbp als de AVG geldt dan ook dat deze gegevens worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens. Deze mogen verwerkt worden indien dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van wettelijke voorschriften, pensioenregelingen of
    Lees verder

Plaats een reactie