De HR professional en privacy – Deel II: pre-employment screening

 in Arbeidsrecht

Een “online-check” van sollicitanten ligt voor de hand. Er gelden echter belangrijke beperkingen.

Gegevens van sollicitanten zijn namelijk persoonsgegevens. Het opvragen, raadplegen en gebruiken van deze gegevens, valt onder de definitie van “verwerking” in de zin van de privacy verordening. Ook als deze informatie publiekelijk toegankelijk is. Dit betekent dat als u sociale media gebruikt om informatie te verkrijgen van sollicitanten, u moet voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de privacy verordening. Onbeperkt LinkedIn en Facebook afstruinen om een beter beeld te krijgen van uw sollicitant is niet toegestaan.

Wanneer mag u gegevens van sollicitanten op sociale media gebruiken?

De verwerking van de gegevens van de sollicitant moet “rechtmatig, behoorlijk en transparant” zijn. Verder mogen de gegevens alleen voor “welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden” worden verwerkt en moet de verwerking “ter zake dienend” zijn en worden beperkt tot wat “noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt”. Mooi, juridisch geformuleerde uitgangspunten, maar wat betekent dit voor de praktijk?

De praktijk

U moet een grondslag genoemd in de privacy verordening hebben om persoonsgegevens te mogen verwerken. Voor pre-employment screening geldt dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk moet zijn voor het behartigen van gerechtvaardigde belangen. Het beroep op een gerechtvaardigd belang brengt altijd met zich mee dat er een afweging moet plaatsvinden tussen het belang van de onderneming en het belang van de sollicitant.

Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld het verkrijgen van een vollediger beeld van een sollicitant zijn voor zover dit noodzakelijk en relevant is voor de uitoefening van de functie. Professionele online profielen van sollicitanten zoals LinkedIn kunnen hier aan bijdragen. Bij privé gerelateerde informatie op social media is dit echter zeer de vraag. Alhoewel de verleiding vaak groot is om te achterhalen wat sollicitanten in hun vrije tijd doen en hoe zij zich hierbij publiekelijk profileren, is het zeer de vraag of het verwerken van deze gegevens wel “noodzakelijk” is voor het “behartigen van een gerechtvaardigd belang”.

Let op. Een grondslag die ook in de privacy verordening staat is “toestemming”. Maar van toestemming zou alleen sprake kunnen zijn als een sollicitant een echte en vrije keuze zou hebben en zijn toestemming zou kunnen weigeren of intrekken zonder nadelige gevolgen. Hiervan is echter geen sprake gelet op de ongelijke verhouding tussen werkgever en sollicitant. Het is dus niet toegestaan om een sollicitant om toestemming te vragen om een online-check te mogen doen.

Voor de sollicitant moet het duidelijk zijn dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt, waarom deze persoonsgegevens worden verwerkt en waar de verwerking uit bestaat. Ook moet het voor de sollicitant duidelijk zijn dat de gegevens die worden verzameld niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. Dit houdt in dat de gegevens in ieder geval direct moeten worden verwijderd als duidelijk is dat geen aanbod voor een arbeidsovereenkomst wordt gedaan of een aanbod door de sollicitant niet wordt aanvaard. De informatie en communicatie moet voor de sollicitant eenvoudig toegankelijk zijn en er moet duidelijke en eenvoudige taal worden gebruikt.

Conclusie

Een online-check van een sollicitant is een verwerking van persoonsgegevens. Ongelimiteerd het internet afzoeken naar informatie over sollicitanten is daarom niet toegestaan. In de vacaturetekst dient te worden opgenomen dat een online-check onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Hierbij moet worden vermeld waar de online-check uit bestaat en wat het doel hiervan is. Ook dient te worden vermeld hoe lang de gegevens worden bewaard. Het “in portefeuille” houden van gegevens van een sollicitant voor een eventuele toekomstige vacature mag alleen als de sollicitant daarvoor toestemming geeft. Van een ongelijke verhouding tussen werkgever en sollicitant zou dan geen sprake meer zijn.

Deel III: de informatieplicht van de werkgever volgt over twee weken.

Recente berichten

Plaats een reactie

Top