De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) heeft op 7 oktober 2009 een nieuwe Sollicitatiecode gepresenteerd. Wat is eigenlijk het belang van een dergelijke code en wat is gewijzigd?

Historie

De NVP stelt de sollicitatiecode op in overleg met de Stichting van de Arbeid sinds 1979. De Sollicitatiecode bevat regels die ondernemingen en sollicitanten naar het oordeel van de NVP in acht zouden moeten nemen bij werving en selectie. Denk bijvoorbeeld aan wat in een personeelsadvertentie mag/moet staan en welke inlichtingen mogen worden ingewonnen over een sollicitant en hoe deze inlichtingen wel/niet mogen worden verkregen. Doel van de Sollicitatiecode is het bieden van een norm voor een transparante en eerlijke werving- en selectieprocedure.

Belang

De Sollicitatiecode heeft geen dwingend karakter. Op niet-naleving van de Sollicitatiecode staat dan ook geen sanctie. Dit betekent echter niet dat de code niet van belang is.
De sollicitatiefase valt onder de zogenaamde “precontractuele fase”. Tijdens deze fase gelden geen specifieke arbeidsrechtelijke regels. Het staat partijen in deze fase echter niet vrij te doen en laten wat ze maar willen. Zo verbiedt de gelijkebehandelingswetgeving het maken van onderscheid in de sollicitatiefase. Verder is in verschillende uitspraken bepaald dat partijen redelijk en billijk moeten handelen en daarom gehouden zijn hun gedrag mede door elkaars gerechtvaardigde belangen te laten bepalen. Doet één van beide partijen dit niet, dan kan dat beteken dat deze partij onrechtmatig handelt en daarom schadeplichtig is.

Zo heeft de rechtbank Assen eind 2004 (JAR 2005/62) geoordeeld dat een werkgever bij een sollicitatie had gediscrimineerd naar geslacht. De werkgever wilde een man, de sollicitant was een vrouw. Dit heeft ertoe geleid dat de werkgever strafrechtelijk is veroordeeld (geldboete) en de werkgever aan de sollicitant op grond van onrechtmatig handelen de door de sollicitant geleden schade moest vergoeden.

De Sollicitatiecode kent een Klachteninstantie. Nadat de sollicitant eerst schriftelijk heeft geklaagd bij de werkgever waar hij heeft gesolliciteerd, kan hij hier een klacht indienen. De uitspraak van de Klachteninstantie is juridisch niet bindend. Maar, de uitspraak kan natuurlijk wel dienen als “opstap” voor een onrechtmatige-daadprocedure. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor uitspraken van de Commissie Gelijke Behandeling.

Omdat partijen tijdens de sollicitatiefase dus wel degelijk gebonden zijn aan regels, kan de Sollicitatiecode een heel goed uitgangspunt zijn om tijdens deze fase te hanteren. In sommige CAO’s zijn de uitgangspunten van de Sollicitatiecode nader uitgewerkt. Sollicitanten zullen op de CAO geen beroep kunnen doen, omdat zij niet onder de werkingssfeer zullen vallen, vakbonden kunnen dit echter wel.

Wijzigingen

Aanleiding voor de update van de Sollicitatiecode zijn ontwikkelingen op het gebied van ICT en sociale media en ontwikkelingen in de recruitment-branche. Dit heeft ertoe geleid dat op het internet heel veel (ook niet relevante) informatie is terug te vinden over sollicitanten. Denk aan LinkedIn, Hyves, Facebook, YouTube etc. Aantasting van de privacy ligt op de loer. Aanleiding voor de Commisie NVP Sollicitatiecode om de code aan te passen.

De belangrijkste wijzigingen zijn:

1. Toepassingsbereik -> de Sollicitatiecode is ook van toepassing verklaard op externe bemiddelingsbureaus en interne werving (artikel 1.3);
2. Informatieverschaffing -> externe bemiddelingsbureaus en arbeidsorganisaties die gegevens van vacaturesites/internet halen, dienen bij gebruik hiervan in databases of voor bemiddelingsdoeleinden de betrokkene hiervan in kennis te stellen (artikel 3.2);
3. Nader onderzoek -> als een werkgever inlichtingen over de sollicitant wil inwinnen bij derden of andere bronnen vraagt zij hiertoe vooraf diens toestemming, tenzij dat niet vereist is op grond van een wettelijk of algemeen verbindend voorschrift. De te verkrijgen informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant. De bij derden en andere bronnen, waaronder websites, verkregen informatie zal, indien relevant (i) aan de sollicitant worden meegedeeld, met uitdrukkelijke vermelding van de bron en (ii) met de sollicitant worden besproken (artikel 5.1).
4. Bewaartermijnen zijn expliciet geregeld -> voor zover van toepassing worden (schriftelijke) gegevens afkomstig van een sollicitant binnen vier weken na de afwijzing teruggezonden of vernietigd, tenzij anders met de sollicitant is overeengekomen (artikel 6.3).