Oplettendheid is geboden bij het bestellen en vervolgens betalen van een bepaalde hoeveelheid licenties. Wanneer achteraf vast komt te staan dat de bestelde hoeveelheid licenties niet juist is, kan dat voor eigen rekening komen. Dat leverancier in een eerdere situatie een creditfactuur heeft gestuurd, doet daar niet aan af.

Zo oordeelde de rechtbank Den Haag recentelijk in een geschil tussen de Politie en Microsoft. De Politie bestelde per abuis een verkeerd (namelijk te groot) aantal af te nemen licenties. De factuur voor het opgegeven aantal licenties is vervolgens door de Politie voldaan. Pas daarna is gebleken dat het doorgegeven aantal af te nemen licenties was gebaseerd op een verkeerde opgave van het aantal gebruikers. Vaststaat dat de Politie bij het doorgeven van het aantal licenties een vergissing heeft gemaakt. Dit betekent echter niet dat betaling onverschuldigd is geschied, dan wel dat Microsoft ongerechtvaardigd is verrijkt, aldus de rechtbank. Ook heeft Microsoft geen verplichting ervoor te waken dat niet onnodig licentievergoedingen in rekening worden gebracht en/of de Politie te waarschuwen wanneer zij opgave doet van software die zij niet gebruikt.

De rechtbank heeft daarbij het volgende in aanmerking genomen:

• De Politie is een grote professionele wederpartij;
• Na het plaatsen van de bestelling zijn vragen gesteld over de betreffende licenties (“de groei in het overzicht is de bestelling die jullie gaan plaatsen?”), waarop de Politie niet heeft gereageerd;
• Het besteltraject van de licenties liep over verschillende ‘schijven’. Iedere opgave werd door verschillende functionarissen binnen de organisatie gezien voordat deze werd gedaan. De eigen interne controle is daarbij tekortgeschoten;
• De Politie heeft er zelf geruime tijd over heeft gedaan om de vergissing te ontdekken. Zo evident is de vergissing dus niet (geweest);
• De opgave mocht als een bestelling onder de geldende overeenkomsten worden opgevat en dat verplichtte de Politie ook tot betaling van de bestelde licenties. Van de gestelde betaling zonder rechtsgrond is dan ook geen sprake;
• Microsoft hoefde de Politie niet te waarschuwen wanneer zij opgave doet van software die zij niet gebruikt, nu de door Microsoft geleverde prestatie bestaat uit het verlenen van een recht van gebruik van software, dat losstaat van het feitelijk gebruik daarvan;
• De Politie had eerder dezelfde licenties afgenomen, zij het niet eerder zo’n groot aantal tegelijk. Het enkele feit dat de Politie nu zo’n groot aantal licenties afnam, behoefde voor Microsoft echter geen reden te zijn om te veronderstellen dat de Politie de opgegeven licenties niet wenste;
• Microsoft heeft geen (ongeschreven) rechtsplicht om te controleren of de Politie zich misschien heeft vergist bij het doen van een opgave die geldt als een bestelling onder de overeenkomsten;
• Hoewel de Politie eerder een vergissing heeft begaan bij het doen van een opgave en dat Microsoft toen een creditfactuur heeft verzonden, betekent dit niet dat de Politie erop mocht vertrouwen dat onderhavige vergissing opnieuw met een creditfactuur zou worden afgedaan.