Hoe persoonlijk is de persoonlijke e-mailbox?

 in Arbeidsrecht

Werkgevers hebben graag toegang tot persoonlijke e-mailboxen van werknemers. Al is het maar omdat de bedrijfsvoering geen hinder mag ondervinden van afwezigheid bij ziekte en vakantie. Een werkgever te Amsterdam dacht hier een goede oplossing voor te hebben gevonden: het verplicht machtigen van een collega. Deze werkgever weigerde echter ten onrechte om instemming aan de ondernemingsraad (OR) te vragen. Het gevolg? Nietigheid van het besluit.

De feiten

“Op vakantie? Onze dienstverlening gaat gewoon door”. De aanhef van een mededeling op het intranet. Bij werkgever geldt de regel dat alle e-mails binnen 24 uur beantwoord moeten worden. Om hier in het geval van afwezigheid van werknemers aan te kunnen voldoen, krijgen zij de opdracht om een collega naar keuze te machtigen voor toegang tot de persoonlijke e-mailbox. Als wordt vergeten om de machtiging af te geven of bij afwezigheid langer dan een dag, kan de manager via het bedrijfsbureau toegang tot de e-mailbox krijgen. De toegang wordt voor een beperkte periode beschikbaar gesteld en wordt alleen gebruikt om benodigde zaken uit de e-mailbox te halen om klanten en collega’s te kunnen helpen.

De OR stelt zich op het standpunt dat dit voorgenomen besluit instemmingsplichtig is. Werkgever betwist dit. De OR roept vervolgens de nietigheid van het besluit in en start een kort gedingprocedure. Zowel bij de kantonrechter, het gerechtshof Amsterdam als de Bedrijfscommissie wordt de OR in het gelijk gesteld. Er is sprake van een instemmingsplichtig besluit. Ondanks het advies van de Bedrijfscommissie aan werkgever om de OR alsnog om instemming te vragen, wordt hiertoe niet overgegaan. Vervolgens verzoekt de OR de rechtbank Amsterdam voor recht te verklaren dat werkgever instemming had moeten vragen.

Ook de kantonrechter komt in deze zaak tot de conclusie dat de OR instemmingsrecht toekomt. En wel op grond van de volgende beoordeling.

Wettelijk kader

Artikel 27 lid 1 Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat de onderneming instemming behoeft van de OR voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking (1) van een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen en (2) van een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen.

De kantonrechter is van oordeel dat aan zowel de voorwaarden onder (1) als (2) is voldaan en de werkgever instemming behoeft.

Overwegingen kantonrechter

Gegevens met betrekking tot e-mails van werknemers zijn in het algemeen te kwalificeren als persoonsgegevens. In deze zaak is in dit kader nog van belang dat de werknemers inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord en de e-mails dus zijn te herleiden tot een werknemer. Uit de gedragscode bij deze werkgever blijkt bovendien dat de e-mails worden bewaard en de mogelijkheid bestaat om deze achteraf te raadplegen. De kantonrechter is daarom van oordeel dat de e-mails in de e-mailbox kunnen worden aangemerkt als een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Uit de gedragscode volgt ook dat werknemers de e-mailbox voor privé-doeleinden mogen gebruiken. De gemachtigde collega heeft dus ook toegang tot eventuele privé e-mails. De privacy kan hierdoor worden geschaad. Het feit dat in het besluit is vastgelegd dat de toegang alleen wordt gebruikt om zakelijke e-mails te beantwoorden, biedt naar het oordeel van de kantonrechter onvoldoende waarborgen om de privacy te garanderen.

Ondanks het feit dat het besluit niet gericht is op controle van werknemers is de kantonrechter verder van oordeel dat de te treffen technische voorziening om inzage te verkrijgen geschikt is voor waarneming van gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. Zo kan de teammanager onder andere vaststellen of werknemers op tijd binnenkomende e-mails afhandelen en hoe deze worden afgehandeld.

Op grond van deze overwegingen komt de kantonrechter tot het oordeel dat de bestuurder instemming aan de OR had moeten vragen. De OR heeft op goede gronden de nietigheid van het besluit ingeroepen en de bestuurder wordt verboden aan het besluit uitvoering te geven.

Conclusie

Ondanks alle goede intenties, moeten werkgevers er rekening mee houden dat het verkrijgen van toegang tot persoonlijke e-mailboxen al snel instemmingsplichtig zal zijn. Zeker als de mogelijkheid bestaat om e-mails achteraf te raadplegen en werknemers te controleren. Deze werkgever is bijna acht maanden in procedures verwikkeld geweest met de OR zonder één stap verder te zijn gekomen. Werkgevers doen er dan ook goed aan om zich van te voren goed te laten informeren en adviseren over de medezeggenschapsrechten die mogelijk van belang zijn bij voorgenomen besluiten.

Recent Posts
  • 16 januari 2018

    Waadi voor IT detacheerders groot risico

    Marion Hagenaars
    Stel: als IT ondernemer detacheert u eigen werknemers bij klanten. Met deze werknemers heeft u een relatiebeding gesloten met boeteclausule. U hoeft er dus niet bang voor te zijn dat deze werknemers gedurende het relatiebeding bij uw relaties gaan werken. Dit zou immers verlies van opdrachten en opdrachtgevers kunnen betekenen en dus aanzienlijke schade. Of
    Lees verder
  • 10 januari 2018

    “Je bent net een ijsje, ik zou je van onder tot boven willen likken”

    Marion Hagenaars
    Seksuele intimidatie op het werk. Hoe te voorkomen? “Ik moet even tussen je benen grabbelen”, “I’m not looking at your tits”, “Ik heb ook nog een paar lekkere noten”, Facebook-vriendschappen met scholieren, ongepaste uitspraken via WhatsApp en borsten en billen die worden vastgepakt. Grensoverschrijdend gedrag dat ontslag rechtvaardigt of passend binnen de bestaande “knuffelcultuur”? #MeToo
    Lees verder
  • 28 december 2017

    De bewijskracht van blockchain

    Wouter Huisman
    De laatste tijd gebeurde weer genoeg in het land van de cryptocurrencies. Zo steeg de waarde van bitcoin tot maar liefst 20.000 dollar, gaf de Amerikaanse toezichthouder CFTC groen licht voor de handel van futures in cryptovaluta, maar verloor de digitale coin rond de kerst weer bijna een derde van zijn waarde. Terwijl de koers
    Lees verder

Plaats een reactie